Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện tại, giảm chi phí và tăng hiệu suất đã trở thành yếu tố then chốt để doanh nghiệp phát triển bền vững. Tuy nhiên, đây không đơn giản chỉ là cắt giảm chi phí mà đòi hỏi sự cân nhắc đa chiều và chiến lược hệ thống.

1. Cắt giảm nhân sự không phải là lựa chọn hàng đầu

Cắt giảm nhân sự thường được coi là một biện pháp giảm chi phí, nhưng không phải lúc nào cũng hiệu quả. Tính khả thi của nó phụ thuộc vào cơ cấu chi phí nhân lực của doanh nghiệp.

• Đối với doanh nghiệp nặng về tài sản cố định: Cắt giảm nhân sự ít mang lại hiệu quả.
• Đối với doanh nghiệp dựa nhiều vào nhân lực: Dù chi phí nhân sự cao, việc cắt giảm bừa bãi cũng không phải là giải pháp tối ưu.
• Tình hình tài chính: Nếu dòng tiền chỉ đủ duy trì 3 tháng, cắt giảm nhân sự có thể là biện pháp tạm thời. Tuy nhiên, nếu đủ duy trì 6-12 tháng, doanh nghiệp nên tìm cách khác.

Cắt giảm nhân sự có thể gây bất ổn, giảm năng suất và chất lượng dịch vụ, đồng thời làm tăng chi phí tiềm ẩn. Nhân lực nên được coi là tài sản, và cắt giảm nhân sự không nên là lựa chọn đầu tiên.

2. Chú trọng chi phí tiềm ẩn

Cắt giảm chi phí bằng cách hy sinh lợi ích nhân viên (như giảm phúc lợi, thưởng cuối năm) sẽ phản tác dụng. Trái lại, doanh nghiệp cần quan tâm đến các chi phí ẩn, bao gồm:

• Chi phí giao tiếp: Sự thiếu minh bạch thông tin và rào cản giữa các phòng ban dẫn đến quyết định khó triển khai, gây lãng phí tài nguyên.
• Chi phí quyết định: Các quyết định sai lầm có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần lắng nghe ý kiến số đông, thảo luận với nhóm nhỏ và quyết định bởi một cá nhân có trách nhiệm để đảm bảo hiệu quả.
• Chi phí chìm (sunk cost): Sai lầm trong tuyển dụng, đặc biệt là với các vị trí quản lý cấp cao, và việc thay đổi chiến lược liên tục sẽ gây tổn thất khó khắc phục.

Giảm chi phí cần cân bằng giữa chi phí hiển thị và chi phí ẩn, trong đó chi phí ẩn đóng vai trò quan trọng hơn.

3. Áp dụng chiến lược hệ thống

Giảm chi phí và tăng hiệu suất là một hệ thống phức tạp, không thể thực hiện đơn lẻ mà cần sử dụng chiến lược Cộng – Trừ – Nhân – Chia:

• Phép cộng: Tăng đầu tư vào R&D, nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo ra sản phẩm đột phá. Đồng thời, tăng lương cho nhân tài để tối đa hóa hiệu suất.
• Phép nhân: Xây dựng quy trình chuẩn (SOP) để chia sẻ kinh nghiệm, nhân rộng trong toàn đội ngũ. Tổ chức đào tạo chung và hỗ trợ cá nhân hóa để nâng cao năng lực đội ngũ.
• Phép chia: Tối ưu hóa quy trình để tăng hiệu suất, ví dụ như cải tiến quy trình họp hành, áp dụng quy tắc 7 bước để giải quyết tình trạng họp hành kém hiệu quả.
  

4. Phát huy hiệu quả quản lý

Nhà quản lý không nên chỉ tập trung vào các công việc cơ bản như theo dõi chấm công hay đánh giá hiệu suất, mà cần đóng vai trò dẫn dắt:

• Xác định phương hướng: Chuyển hóa chiến lược công ty thành mục tiêu cụ thể cho đội ngũ, đảm bảo nhân viên hiểu rõ và tin tưởng.
• Hướng dẫn phương pháp: Thảo luận với nhân viên về cách thức thực hiện công việc, phân quyền hợp lý, cung cấp nguồn lực và theo dõi tiến độ để đảm bảo mục tiêu được hoàn thành.

Tăng hiệu suất bắt đầu từ việc nâng cao hiệu quả quản lý, tập trung vào các nhiệm vụ then chốt, nhân sự quan trọng và xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả.

5. Tăng cường kiểm soát từ đầu

Giảm chi phí và tăng hiệu suất là quá trình dài hạn, cần được duy trì liên tục. Doanh nghiệp không nên chỉ hành động khi vấn đề chi phí trở nên nghiêm trọng , mà cần tăng cường kiểm soát từ đầu , phát triển tư duy tài chính và quản lý chi phí hàng ngày.

Như triết lý của ông Kazuo Inamori (người sáng lập Kyocera): “Kiểm soát chi phí là trách nhiệm của mọi nhân viên”. Doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa tiết kiệm và tối ưu hóa chi phí, từ chiến lược đến thực thi, chuyển từ cách tiếp cận “từ trên xuống” sang “từ dưới lên”, nhằm đảm bảo mọi nhân viên đều tham gia tích cực.

Kết luận:

Giảm chi phí và tăng hiệu suất là chiến lược không thể thiếu để doanh nghiệp thích ứng với thị trường cạnh tranh và phát triển bền vững. Nhà quản lý cần áp dụng đa dạng các biện pháp, dẫn dắt toàn bộ đội ngũ tham gia, xây dựng cơ chế dài hạn để doanh nghiệp vững vàng trong môi trường kinh doanh đầy biến động.

Hy vọng những phân tích trên sẽ giúp Quý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về chiến lược giảm chi phí và tăng hiệu suất!